Comment créer une équipe dans Microsoft Teams en 10 étapes

De nombreuses organisations ont commencé à utiliser Microsoft Teams pour les réunions et les discussions en ligne. En effet, au cours de la dernière année, l’utilisation de Microsoft Teams a augmenté de façon exponentielle. Les outils de communication et de collaboration comme Microsoft Teams ont été essentiels pour maintenir les entreprises opérationnelles pendant une année où plus rien n’était comme avant. Le besoin a conduit à l’adoption. Ceci étant dit, le véritable pouvoir de l’application réside dans le fait que vous commencez à constituer des équipes là où le travail est effectué, en ligne.

Explorons les 10 étapes pour créer une équipe performante dans Microsoft Teams.

1. Décidez du type d’équipe que vous souhaitez créer

Une équipe peut être destinée à tout le monde dans l’organisation, communément appelée équipe-organisationnelle, ou à un sous-ensemble de personnes de l’organisation. Si l’objectif n’est pas de créer une équipe à l’échelle de l’organisation, une équipe traditionnelle est créée. Une équipe traditionnelle peut être soit une équipe départementale telle que l’équipe marketing, l’équipe des ventes, etc., ou une équipe basée sur des projets qui est mise en place avec des personnes de tous les départements – ainsi que des personnes externes, pour travailler sur diverses initiatives et projets. L’autre décision à prendre à ce stade est de savoir si l’équipe doit être une équipe ouverte ou si vous devez restreindre l’adhésion. Dans Microsoft Teams, il s’agit d’une équipe publique ou privée.

2. Créer une équipe à partir de zéro ou la lier à un groupe existant

Dans Microsoft Teams, vous pouvez créer une nouvelle équipe à partir de zéro, ou vous pouvez la lier à un groupe Office 365 existant. Si l’équipe créée est liée à un groupe existant, elle permettra à l’équipe de continuer à utiliser le site SharePoint existant, le bloc-notes OneNote, etc.

3. Concevoir l’espace de travail ou les canaux

À ce stade, les canaux doivent être créés. Nous recommandons que les principales parties prenantes d’une équipe travaillent ensemble à ce sujet. S’il s’agit d’une très petite équipe, le canal général par défaut peut être approprié. D’un autre côté, s’il s’agit d’une équipe plus nombreuse qui a besoin de beaucoup d’espace pour faire son travail, il peut être préférable de configurer plusieurs canaux et d’attribuer un propriétaire pour chaque canal. Prenons l’exemple d’une équipe marketing. Pour travailler efficacement, l’équipe marketing peut avoir besoin de différents canaux tels que les médias sociaux, les événements, le site Web, les infolettres, les idées et les questions. Chacun de ces canaux a un propriétaire qui gère et facilite la communication et la collaboration.

4. Les chaînes privées sont-elles nécessaires?

Par défaut, tous les membres de l’équipe peuvent accéder à n’importe quel canal et accéder à tout le contenu qu’il contient. En général, pour établir une communication ouverte et une transparence, il est bon d’avoir accès à tout au sein d’une équipe. Cependant, il peut y avoir des occasions où les discussions ou le travail en cours ne conviennent pas à tout le monde. Les exemples peuvent inclure la direction qui discute de plans qui ne sont pas encore officiels ou des discussions sur le personnel. Dans de tels cas, des canaux privés au sein de Teams seraient plus appropriés.

5. Créez des descriptions

Décrivez ce pourquoi l’équipe et les canaux sont configurés. Dans l’onglet « Général », ajoutez un onglet intitulé « À propos de cette équipe » et, pour chaque chaîne, un onglet « À propos de cette chaîne » afin que chaque membre de l’équipe sache exactement de quoi il s’agit. Plus besoin de naviguer et de deviner ce qui doit être fait et l’endroit où le faire.

6. Mettez en valeur les choses importantes

Dans Microsoft Teams, cela correspond aux onglets. Utilisez cet espace pour des choses comme les objectifs, ou l’avancement des progrès par rapport aux objectifs, ceci peut également être des outils fréquemments utilisés par l’équipe.

7. Organisez votre contenu, mais…

Chaque canal aura son propre dossier dans la bibliothèque de documents SharePoint des équipes. Dès que quelqu’un joint un fichier, il est enregistré à la racine. Actuellement, Teams ne permet pas de choisir où enregistrer le fichier. Microsoft travaille sur l’amélioration de cette expérience de fichier. La solution de contournement consiste à configurer une bibliothèque de documents distincte. Un lien peut ensuite être créé vers la bibliothèque de documents sous la forme d’un onglet pour votre équipe, ou n’importe quelle équipe d’ailleurs.

8. Les étiquettes (tags) facilitent la communication

Pour les petites équipes, cela peut ne pas être nécessaire car la @mention suffira. Mais si l’équipe est plus grande et, dans certains cas, certaines communications sont destinées aux membres d’un domaine particulier, il sera plus facile d’étiqueter les personnes avec des balises pour simplifier les communications ciblées. Par exemple, si vous avez des personnes dans une équipe dans différentes parties de la province ou du pays, le fait d’étiqueter les personnes avec la ville ou la province où elles se trouvent facilitera la communication pour les membres qui se trouvent dans cette ville ou province.

9. Utilisez les applications et les connecteurs tiers

Tirez parti de toutes les applications tierces disponibles et intégrez-les à Teams. La liste des applications est assez longue et l’exploitation de ces applications améliorera la productivité et l’efficacité des équipes de votre organisation.

10. Formez votre personnel

Pour vous assurer que votre organisation et votre personnel tirent le meilleur parti de Microsoft Teams, il vaut la peine d’investir dans une formation. Cela permettra à votre personnel d’utiliser correctement cet outil très puissant.

Microsoft Teams peu améliorer la transparence et les connaissances partagées, facilitier la connection entre les personnes, peut importe où ils sont situés, en plus de fournir une façon amusante d’intéragir. Avec un peu de temps et d’efforts, Teams deviendra l’outil de communication et de collaboration qui vous permettra d’atteindre les résultats que vous visez.