Qu’est-ce que la gestion électronique de documents?

Avec l’explosion du numérique et la réduction des documents papier, les organisations publiques comme privées ont de plus en plus recours à la GED, autrement dit la gestion électronique de documents. Mais que signifie ce terme?  En quoi consiste ce procédé et quels sont les objectifs auxquels il répond ?

Un procédé pour optimiser la gestion et l’exploitation de documents

La gestion électronique de documents définit l’ensemble des moyens informatiques, logiciels et matériels, utilisés pour gérer les documents : elle regroupe notamment la capture, la numérisation, la validation, la diffusion, le classement, l’indexation ou encore le stockage des documents.  La GED concerne aussi bien les documents papier et électroniques que les données associées. Par l’utilisation de moyens électroniques spécialisés et performants, elle permet une gestion et une exploitation optimisées des documents. Dans une entreprise, l’objectif de la gestion électronique est de constituer une base de données à partir de l’ensemble des documents, afin de permettre une exploitation simple et facile, depuis leur création, ou leur numérisation, jusqu’à leur archivage ou leur destruction.

Les avantages de la gestion électronique de documents

La GED recourt à des outils contribuant à valoriser le contenu des documents et à optimiser leur gestion, permettant aux entreprises de réaliser des gains de productivité et de qualité.

  • La centralisation des documents améliore la réactivité : l’ensemble de la documentation est regroupée au même endroit, accessible et classée selon des règles homogènes. La consultation de documents par type, par concepts ou par mot-clé est instantanée, le temps de recherche étant très limité.
  • Les documents électroniques ne s’effacent pas avec le temps, contrairement aux impressions papier.
  • La consultation et la modification des documents sont sécurisées, les utilisateurs détenant des autorisations d’accès personnelles en fonction des types de documents.
  • Chaque utilisateur autorisé est en mesure de connaître les documents validés et même de regrouper l’ensemble de la documentation concernant un même métier.
  • La mobilité est facilitée, les documents étant accessibles à tout moment et depuis partout.
  • Le document est traçable, permettant de connaître son auteur et d’accéder à l’historique depuis sa création.
  • La dématérialisation des documents permet de réaliser des économies conséquentes et de gagner de la place grâce à la diminution des archives papier. Les données peuvent être directement intégrées dans le système informatique, par exemple une facture dans le système comptable.
  • Les documents sont à jour et ne présentent pas de doublons.
  • La gestion des flux documentaires est optimisée pour l’ensemble des documents : fonds documentaires, documents papiers numérisés, documents électroniques (Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc.), documents dématérialisés en provenance des tiers (factures, courriers, emails…), documents émanant d’applicatifs métiers.

La diffusion et le stockage des documents

La diffusion : avec la GED, la diffusion des documents se fait généralement par intranet ou internet, ou encore via un support physique par exemple une clé USB. Il existe également des systèmes de consultation et d’indexation fonctionnant dans un navigateur internet.

Le stockage : en contrepartie des avantages qu’elle présente, la GED nécessite une organisation adaptée au stockage des documents détenus, configurée en fonction de la taille de la base de données et de la fréquence des consultations. La durée de conversation des documents doit également être considérée dès la mise en place de la GED, afin de prévoir une suppression ou un archivage périodique des documents, qui peut également être réalisé manuellement ou automatisé.

Permettant des gains en qualité et en coût de traitements, la GED est adoptée aussi bien par les organisations privées que publiques. Un projet qui, pour aboutir à un outil performant, doit être soigneusement préparé et s’accompagner d’une harmonisation des processus d’entreprise.

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