Les 3 composants d’un plan de récupération des données efficace

Vous avez probablement déjà établi un plan de récupération des données ; la plupart des entreprises le font. Mais appliquez-vous ce plan de façon à ce qu’il puisse véritablement protéger votre entreprise en cas d’une catastrophe ou de quelconques interruptions de service ?

Un plan démuni de pouvoir d’exécution n’est pas un plan solide. Ce dont votre compagnie a besoin, c’est une stratégie conçue pour mettre en œuvre et appliquer votre plan de récupération. L’effort et l’investissement qui accompagnent une telle stratégie vous coûteront nettement moins que les frais liés au remplacement de documents perdus ou au redressement d’une brèche de sécurité.

Voici trois éléments qui contribuent à un plan de récupération des données sécurisé, efficace et fiable.

1.Le cycle de vie des données

Premièrement, vous devez avoir la pleine connaissance du cycle de vie de vos documents, de leur création à leur destruction. Identifiez la nature de chaque document important et où celui-ci sera placé afin de minimiser tout risque juridique, tout risque d’observation réglementaire ainsi que le coût annuel de gestion et de stockage des données.

Le suivi se fait lorsqu’un individu ou un comité est nommé dans le but d’appliquer le plan dans chacun des départements de votre entreprise qui a trait au cycle de vie des données. Ces personnes comprendront l’ensemble du personnel, en commençant par les adjoints administratifs qui travaillent ou créent les données, en allant jusqu’au PDG. Chaque département aura la responsabilité d’identifier régulièrement les données qu’il se doit de traiter.

2.La facilité d’accès

Les données devraient être organisées de façon conviviale afin qu’elles puissent être accédées rapidement et selon le besoin. Un plan de maintien détaillé vous aidera à assurer une organisation de vos données adéquate.

Déterminez lesquels de vos documents vous sont nécessaires et évaluez leurs espérances de vie opérationnelle, règlementaire et juridique. Vous allez consacrer une part importante d’espace physique et virtuel à ces documents – choisissez donc sagement. Quand les documents ne vous sont plus nécessaires, disposez-en de façon sécuritaire.

Classifiez vos informations par département en attribuant des noms normalisés à vos fichiers afin d’éviter toute confusion. Une fois que vos données seront organisées, offrez une formation aux membres de votre personnel afin qu’ils puissent naviguer et gérer le système efficacement. La sécurité et la facilite d’accès aux données est bien plus importante qu’un simple mémo interne.

3.Les audits

Malheureusement, lorsqu’il s’agit de récupérer certaines données disparues de façon inattendue ou dans une situation d’urgence, la question n’est pas de savoir « si », mais plutôt « quand ». Les lois et les règlements évoluent et une catastrophe est vite arrivée. La préparation des besoins de données permet un accès rapide aux documents liés à la conformité, une capacité essentielle pour les entreprises qui possèdent une base de données importante.

Pour vous assurer que votre plan de récupération des données est à jour et en bon état de marche, mettez en place un processus de vérification annuel. Recrutez un expert interne ou un consultant externe afin de superviser et d’examiner vos audits. Utilisez ces audits pour vous assurer de l’adhérence à votre politique et de l’alignement de votre stratégie par rapport aux objectifs de votre entreprise.

Vous ne pouvez pas toujours anticiper une catastrophe ou autre événement nuisible, mais vous pouvez faire le premier pas vers un état de préparation préventif en suivant ces éléments de base qui contribuent à un plan de récupération des données efficace.

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