Les avantages des signatures électroniques pour les PME

Une signature électronique est un processus qui consiste à joindre une signature codée à un document électronique. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes en vertu des lois fédérales et provinciales au Canada et dans la plupart des autres pays. Les organisations ne sont plus liées au papier pour exécuter les contrats et l’amélioration des processus et les économies de coûts qui en résultent peuvent être substantielles.

Avant d’aborder les avantages, clarifions simplement la différence entre les signatures électroniques et les signatures numériques.

Les termes signature électronique et signature numérique sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe une différence entre les deux.

Les signatures électroniques couvrent toute la gamme des technologies et des solutions pour créer des signatures électroniques, des simples images d’un fichier de signature numérique joint à un document électronique, aux signatures basées sur le cryptage.

Il existe plusieurs méthodes qui peuvent être utilisées pour capturer des signatures par voie électronique, telles que :

• Taper votre nom dans une boîte de signature
• Signer votre nom sur l’appareil numérique d’un coursier
• Utiliser une solution de signature électronique

Les signatures numériques sont un type spécifique de signature électronique qui comporte un composant d’authentification supplémentaire pour le signataire. Les signatures numériques comprennent un « certificat numérique » qui n’est délivré qu’en cas de validation de l’identité du signataire. Un type de cryptage appelé infrastructure à clé publique est utilisé pour associer le signataire au document, ce qui fournit une certitude supplémentaire quant à l’identité du signataire. Dans la plupart des cas, les étapes supplémentaires pour une signature numérique ne sont pas nécessaires.

Les principaux avantages

Il n’y a pas si longtemps, avant la reconnaissance légale des signatures électroniques, tous les contrats devaient être signés, expédiés, faxés ou scannés, puis archivés. Le processus était très manuel et comportait plusieurs étapes, ce qui le rendait long et coûteux.

1. Réduire le temps de signature

Les signatures électroniques peuvent simplifier et accélérer le processus contractuel de plusieurs manières, notamment :

• Une signature électronique est valable pour la durée du contrat
• Les négociations peuvent être simplifiées et accélérées. Chaque étape du processus est validée et accessible à toutes les parties concernées. Cela permet de signaler et de suivre les problèmes jusqu’à ce que les contrats soient entièrement exécutés
• Les signatures électroniques réduisent les délais de mise à jour et d’exécution des contrats, même si plusieurs personnes dans plusieurs zones géographiques sont impliquées.

2. Sécurité

Un autre avantage est une sécurité accrue. Les contrats papier peuvent être falsifiés. De nombreuses applications disponibles pour les logiciels de gestion de contrats avec capacité de signature électronique peuvent détecter les changements, même mineurs, ce qui rend la falsification beaucoup plus difficile.

3. Réduction des coûts

Les processus automatisés de signature électronique peuvent réduire le coût financier des erreurs humaines telles que les erreurs de signature, qui peuvent ralentir le processus. Un logiciel de signature électronique peut aider à atténuer ces risques en fournissant des alertes sur les problèmes inhabituels liés à un contrat.

De plus, il y a des économies sur des articles tels que le papier, la copie, l’emballage et l’expédition. Ces frais s’additionnent.

Dans l’ensemble, la mise en œuvre de solutions de signature électronique peut être utile aux organisations. MicroAge peut vous aider à déterminer quels sont les meilleurs services et solutions informatiques pour aider votre organisation à atteindre vos objectifs commerciaux. Contactez-nous dès aujourd’hui pour savoir comment nous pouvons vous aider.