Étiquette en ligne à suivre pendant les vidéoconférences

La technologie a été une bénédiction pendant cette pandémie difficile. Même si les rassemblements et réunions physiques ne sont pas autorisés et peuvent avoir des répercussions sur la santé, la vidéoconférence a permis aux gens de rester productifs.

Mais la visioconférence – en particulier à des fins professionnelles – requiert la même courtoisie et le même professionnalisme que les réunions en personne. Ce que vous devez faire et ne pas faire en présence de vos collègues devrait être la même étiquette de vidéoconférence que vous devriez pratiquer lors d’une réunion en ligne.

La pandémie de COVID-19 a accéléré l’utilisation de la vidéoconférence en raison de problèmes de distanciation sociale. Mais même avant cela, il était prévu que 50% de la main-d’œuvre se lancerait dans le travail à distance en 2020. La pandémie a accéléré la mise en œuvre du travail à distance pour de nombreuses entreprises.

Voici des conseils d’étiquette en matière de vidéoconférence pour un code de conduite approprié lors de l’organisation ou de la participation à des réunions et conférences en ligne:

1. Ponctualité

Ce n’est pas parce que vous êtes en ligne que vous pouvez ne pas respectez le temps des autres. Tout est plus apparent lors des réunions en ligne. Si vous arrivez tard, cela peut ennuyer et interrompre quelqu’un qui parle. Assurez-vous d’être en ligne quelques minutes avant le rendez-vous fixé.

2. Testez et familiarisez-vous avec la technologie

Accordez du temps supplémentaire pour résoudre tout problème technique. Vous pouvez commencer la conférence à l’heure mais perdrez éventuellement du temps à essayer de résoudre les problèmes de matériel ou de connexion. Ce sera contre-productif.

Effectuez des tests avant la réunion pour trouver les problèmes potentiels. Quelques jours ou heures avant la réunion, assurez-vous que tout le monde est sur la même longueur d’onde en coordonnant le matériel informatique et le logiciel de conférence qu’ils utiliseront. Cette prévoyance permet d’éviter les problèmes lors de la réunion proprement dite.

3. Un look présentable

Pendant les configurations de travail à domicile, il est facile de perdre la trace de la journée ou même de votre garde-robe. Soyez attentif à votre apparence.

Ce n’est pas seulement la façon dont vous vous habillez qui compte. Vous devez toujours être conscient de la façon dont vous regardez devant la caméra. Cadrez-la correctement pour vous assurer que la perspective semble naturelle et au niveau des yeux. Évitez les positions inconfortables de la caméra là où elles voient les côtés de votre visage ou vos narines.

Les conditions d’éclairage sont également nécessaires car elles affectent la qualité de votre vidéo. Les réunions virtuelles remplacent les réunions en personne, ce qui signifie qu’il doit y avoir une connexion. Si la vidéo est trop sombre ou trop granuleuse, la connexion sera plus difficile.

4. Attention complète

Les petites choses comptent.

• Écoutez et faites attention à ce que disent les participants. Ne répondez pas aux e-mails, ne prenez pas d’appels téléphoniques et ne discutez pas pendant votre réunion ou appel en ligne.
• Si quelqu’un d’autre parle, assurez-vous de ne pas créer de bruit inutile qui puisse agacer tout le monde. Assurez-vous de désactiver le microphone lorsque ce n’est pas votre tour de parler afin de ne pas capter les sons irritants tels que les éternuements, la toux ou la frappe sur le clavier.
• N’essayez pas de parler en même temps que les autres participants.
• Gardez un contact visuel tout au long de la conversation. Soyez dans l’instant. Ne faites pas de tâches multiples en consultant vos e-mails ou en parcourant vos présentations lorsque quelqu’un d’autre parle. Vous pouvez les faire plus tard.

N’oubliez pas que la courtoisie est essentielle.